In einer Branche, die zunehmend von demografischem Wandel geprägt ist, gewinnt der Bestandskauf im Versicherungs- und Finanzsektor stetig an Bedeutung. Während erfahrene Berater in den Ruhestand gehen und weniger Nachwuchskräfte nachrücken, bietet der Erwerb bestehender Kundenportfolios eine vielversprechende Wachstumsstrategie. Doch der Erfolg eines Bestandskaufs hängt maßgeblich davon ab, wie gut die Integration der neuen Kunden gelingt – und hier spielen sowohl ausgereifte Prozesse als auch unterstützende Systeme eine entscheidende Rolle.

Der demografische Wandel verändert die Finanzberatungsbranche nachhaltig. Eine wachsende Zahl erfahrener Berater tritt in den Ruhestand, während gleichzeitig weniger junge Fachkräfte nachrücken. Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass der Bestandskauf zu einer immer wichtigeren Wachstumsstrategie wird.

Die Übernahme eines bestehenden Kundenstamms spart nicht nur die aufwendige Neukundenakquise, sondern bietet auch den Vorteil, sofort mit einer soliden Einkommensbasis zu starten. Allerdings bringt der Bestandskauf auch spezifische Herausforderungen mit sich:

• Die Integration einer Vielzahl neuer Kunden innerhalb kurzer Zeit
• Die Einarbeitung in bestehende Vertragsstrukturen & Kundenhistorien
• Die Überwindung möglicher Vorbehalte der Kunden gegenüber dem neuen Berater
• Die Identifikation von Beratungslücken

Um diese Herausforderungen zu meistern, sind sowohl strukturierte Prozesse als auch effiziente Systeme unerlässlich.

Bevor technologische Lösungen zum Einsatz kommen, müssen zunächst fundierte Prozesse etabliert werden. Diese sollten die gesamte Customer Journey abdecken – vom ersten Kontakt nach der Übernahme bis zur langfristigen Betreuung.

Ein praxisorientierter Integrationsfahrplan umfasst typischerweise folgende Elemente:

Ein individuelles Anschreiben, gefolgt von einem Telefonat, um den ersten Kontakt herzustellen und Vertrauen aufzubauen.

Systematische Durchsicht der übernommenen Verträge und Kundendaten, um einen Überblick zu gewinnen und Prioritäten festzulegen.

Festlegung, welche Kunden in welcher Reihenfolge persönlich angesprochen werden (meist nach Bestandsvolumen, Vertragsvielfalt oder zeitlicher Dringlichkeit).

Etablierung eines regelmäßigen Beratungsrhythmus, um die neuen Kunden langfristig zu binden.

Die sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Prozesse bildet das Fundament – doch um sie effizient umzusetzen, benötigen Berater leistungsfähige Systeme. Hier kommt einem modernen Customer Relationship Management (CRM) eine Schlüsselrolle zu.

Ein passendes CRM-System wandelt sich beim Bestandskauf vom bloßen Verwaltungstool zur strategischen Ressource. Es unterstützt nicht nur bei der täglichen Organisation, sondern ermöglicht eine strukturierte Integration und kontinuierliche Optimierung des übernommenen Kundenbestands.

Bei einem Bestandskauf sehen sich Berater häufig mit unübersichtlichen Datenbeständen konfrontiert. In der Praxis werden Kundeninformationen meist in unterschiedlichen Formaten übergeben – von strukturierten Datenbanken über Tabellen bis hin zu physischen Aktenordnern. Ein modernes CRM schafft hier zentrale Transparenz und ermöglicht die systematische Konsolidierung dieser Informationen.

Die Herausforderung besteht oft nicht im Fehlen von Dokumenten, sondern in deren uneinheitlicher Struktur und Verteilung. Anders als bei einer Neuakquise müssen keine Dokumente neu angefordert werden, sondern die vorhandenen Unterlagen müssen gesichtet, digitalisiert (falls nötig) und strukturiert werden. Moderne CRM-Systeme bieten hierfür:

• Zentrale Kundendossiers zur Zusammenführung aller Vertrags- und Kommunikationsdaten
• Digitale Dokumentenablage mit sinnvoller Kategorisierung
• Aufgaben- und Terminmanagement für die schrittweise Bestandsdurchdringung
• Rollenbasierte Zugriffsrechte für die teamübergreifende Zusammenarbeit

Diese Funktionen verschaffen nicht nur dem Berater selbst einen umfassenden Überblick, sondern ermöglichen auch Teammitgliedern, den Integrationsprozess zu unterstützen.

Ein erheblicher Vorteil moderner CRM-Systeme liegt in ihren Analytics-Funktionen. Diese ermöglichen es, den übernommenen Bestand systematisch zu analysieren und gezielte Beratungskampagnen zu entwickeln.

Branchenbeobachtungen zeigen, dass systematische Bestandsanalysen häufig typische Muster offenbaren – etwa Lücken in bestimmten Absicherungsbereichen oder veraltete Tarifgenerationen, die optimiert werden könnten. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für gezielte Beratungsgespräche und eine sinnvolle Priorisierung der Kundenansprache. Leistungsfähige Analytics-Funktionen umfassen:

• Segmentierung nach demografischen Merkmalen und Vertragsstrukturen
• Identifikation von Versorgungslücken und Cross-Selling-Potenzialen
• Priorisierung von Kunden nach Betreuungsaufwand und potenziellem Beratungsbedarf
• Monitoring von Vertragslaufzeiten und anstehenden Verlängerungen

Diese systematische Herangehensweise ermöglicht eine effiziente Bestandsdurchdringung – besonders wichtig, wenn hunderte oder tausende Kunden übernommen wurden.

Bei der Integration eines übernommenen Bestands arbeiten häufig mehrere Personen zusammen – vom Berater über Assistenzkräfte bis hin zu Produktspezialisten. Ein CRM-System dient hier als zentrale Kommunikations- und Dokumentationsplattform.

In der Praxis zeigt sich, dass besonders bei größeren Bestandsübernahmen die arbeitsteilige Bearbeitung unerlässlich ist. Während der Berater sich auf die beratungsintensiven Kunden konzentriert, können Assistenzkräfte administrative Aufgaben übernehmen und Spezialisten bei komplexen Fachfragen hinzugezogen werden. Relevante Funktionen in diesem Bereich umfassen:

• Zentrale Dokumentation aller Kundenkontakte
• Interne Kommunikationsmöglichkeiten zu einzelnen Kunden oder Vorgängen
• Verfolgung von Bearbeitungsständen und Verantwortlichkeiten
• Automatische Benachrichtigungen bei relevanten Ereignissen

Diese Transparenz steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch das Risiko von Kommunikationsfehlern und Informationsverlusten.

Bei Bestandsübernahmen fällt ein erheblicher administrativer Aufwand an – von der Kontaktaufnahme mit den neuen Kunden über die Terminkoordination bis zur Nachverfolgung von Beratungsgesprächen. Hier bieten die Automatisierungsfunktionen moderner CRM-Systeme wertvolle Unterstützung. Branchenexperten bestätigen, dass besonders folgende Automatisierungen den Integrationsprozess beschleunigen:

• Automatisierte Erstellung von Erstanschreiben und Willkommensmails
• Erinnerungen für anstehende Terminvereinbarungen und -bestätigungen
• Automatische Erstellung von Folgeaufgaben nach bestimmten Ereignissen
• Regelmäßige Check-ins bei Kunden, die bisher nicht erreicht wurden

Diese Automatisierungen reduzieren nicht nur den administrativen Aufwand, sondern sorgen auch für eine konsistente Kundenansprache und verhindern, dass wichtige Aufgaben übersehen werden.

Bei der Entscheidung für ein CRM-System im Rahmen eines Bestandskaufs ist eine realistische Einschätzung der Kosten und des tatsächlichen Nutzens unerlässlich.

• Lizenzkosten (meist monatlich pro User)
• Einrichtungskosten (inkl. Datenimport und Anpassung)
• Schulungsaufwand für alle Beteiligten
• Laufende Wartung und Updates

• Zeitersparnis durch effizienteres Kundenmanagement
• Höhere Kundenbindung durch strukturierte Betreuung
• Bessere Identifikation von Beratungsbedarf und Cross-Selling-Potenzialen
• Reduziertes Risiko von Vertragsverlusten durch proaktive Betreuung

In der Praxis hat sich bei Bestandsübernahmen ein mehrstufiger Ansatz bewährt:

• Import der verfügbaren Kundendaten in das CRM-System
• Kategorisierung und Priorisierung des Bestands
• Identifikation von A-, B- und C-Kunden nach definierten Kriterien

• Gestaffeltes Anschreiben, beginnend mit S-Kunden
• Telefonische Follow-ups bei ausbleibender Reaktion
• Dokumentation aller Kontaktversuche und Rückmeldungen

• Strukturierte Vorbereitung anhand der im CRM verfügbaren Daten
• Durchführung der Gespräche mit klarem Fokus auf die identifizierten Potenziale
• Unmittelbare Nachbereitung und Dokumentation im System

• Implementierung eines regelmäßigen Kontaktrhythmus
• Automatisierte Erinnerungen für wichtige Ereignisse
• Regelmäßige Bestandsanalysen zur Identifikation neuer Potenziale

Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht es, auch große Bestände systematisch zu integrieren und langfristig erfolgreich zu betreuen

Der Kauf eines bestehenden Kundenportfolios bietet in Zeiten des demografischen Wandels erhebliche Wachstumschancen für Finanzberater. Der Erfolg dieser Strategie hängt jedoch maßgeblich davon ab, wie gut die Integration der neuen Kunden gelingt.

Ein leistungsfähiges CRM-System ist dabei weit mehr als nur ein technisches Hilfsmittel – es wird zum strategischen Erfolgsfaktor, der über Gelingen oder Scheitern der Bestandsübernahme entscheiden kann. Die Vorteile reichen von erhöhter Transparenz und effizienter Kommunikation bis hin zu datenbasierter Beratung und entlastenden Automatisierungen.

Entscheidend ist dabei die richtige Balance zwischen technologischer Unterstützung und persönlicher Betreuung. Das beste CRM-System kann den vertrauensvollen persönlichen Kontakt nicht ersetzen – aber es kann die Grundlage dafür schaffen, dass Berater ihre Zeit und Energie auf die wertschöpfenden Aspekte ihrer Tätigkeit konzentrieren können: die individuelle, bedarfsgerechte Beratung ihrer Kunden.

Wer diese Balance findet und ein CRM-System nicht als isolierte technische Lösung, sondern als integralen Bestandteil seiner Beratungsstrategie versteht, wird den Herausforderungen des Bestandskaufs erfolgreich begegnen können.